Бизнес-туризм — именно так сейчас принято называть старую добрую командировку. Новое название придает ей деловитость и статус, но не освобождает от прежних наболевших проблем: билеты, командировочные документы, расходы, отчеты. Для руководства командировка сотрудника — насущная необходимость, для бухгалтера — увеличение документооборота и сложные манипуляции с налоговой базой, а для самих бизнес-туристов? Возможность вырваться из производственных будней, трата личного времени? Только ли время им предстоит потратить? И как сделать, чтобы в рабочей поездке не пострадал собственный бюджет?
Узаконить отношения, чтобы сократить расходы
Интересные факты
По данным New York Times в 2010 году количество командировок в США уменьшилось на 10% по сравнению с 2008 годом, а финансируются они по минимуму: в частности, бизнес-туристы больше не летают бизнес-классом и не останавливаются в пятизвездочных отелях. Иногда им приходится жить у знакомых и родственников, экономя на гостиницах. Таким образом американский бизнес сокращает расходы в условиях кризиса.
Командировочные расходы в родном отечестве — тема актуальная и имеющая свои национальные особенности. В служебную командировку на законных основаниях поехать могут не все. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 166), командировка — это «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Таким образом, если вы работаете по договору подряда, оказания услуг — то не сможете отправиться в командировку официально. Можно, конечно, внести сумму накладных расходов в договор, но это невыгодно обеим сторонам: для компании увеличится начисление страховых взносов по договору, командированный будет вынужден вернуть 13% от оплаченных расходов (НДФЛ). Но лучше решить проблему, заключив трудовой договор (например, срочный, если работа временная). Тогда работник имеет законное право на возмещение затрат, организация снижает нагрузку по налогу на прибыль и претендует на возмещение НДС.
А как же баня?
Покутить за казенный счет российскому бизнес-туристу тоже не удастся. В налоговом кодексе четко прописано, что входит в командировочные расходы: проезд к месту командировки и обратно, аренда жилья, суточное довольствие, оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров и приглашений, всякого рода сборы (консульские, аэродромные, за право въезда, прохода, транзита и т.п). В списке не значатся посещения баров и ресторанов, обслуживание в номере, походы в бассейны и сауны — и любые другие формы досуга.
Однако с 1 января 2009 года, согласно Трудовому кодексу, размеры суточного довольствия ограничиваются только доброй волей руководителя и локальным нормативным актом. Но щедрость налоговыми органами не одобряется, и все, что выплачено сверх официальных 700 рублей по России и 2500 рублей по зарубежью, облагается 13%-м налогом. При этом подтвердить право на «суточные» придется отметками о прибытии-убытии в командировочном удостоверении или копиями страниц загранпаспорта, где стоят отметки с датами пересечения границ.
Едем-едем
Добираться ли работнику до места назначения самолетом или поездом, бизнес- или эконом-классом — тоже решает работодатель. Ограничений нет, даже если ехать надо всего лишь из Тихвина в Петербург. Для налогового кодекса важны размеры фактических затрат и их документальное подтверждение — то есть авиа- или ж/д-билеты. Электронный билет тоже считается официальным документом — к нему должны прилагаться маршрутная квитанция или посадочный талон и чек оплаты.
Дата, указанная в билете, должна совпадать с датами в командировочных документах. Если командированный решил выехать раньше или вернуться позже, поездка перестает считаться служебной. И в этом случае расходы ему возместят, но 13% с расходов за лишние дни придется отдать государству. Поэтому все форс-мажорные обстоятельства (отсутствие билетов, продление командировки) тоже должны быть подтверждены — приказом по организации или служебной запиской с визой руководства.
По безналу дешевле?
Проживание командированных — один из спорных вопросов, особенно когда дело касается подтверждения проживания для налоговых органов. Решением проблемы может стать оплата гостиничного номера по безналичному расчету: оформление в таком случае происходит заранее, через бухгалтерию отеля. Таким же способом разрешаются налоговые споры на почве «дополнительных услуг, оказываемых в гостинице», которые, с одной стороны, узаконены налоговым кодексом, с другой — ограничены. Безналичный расчет позволяет предварительно оговорить и зафиксировать список этих услуг. Отели Санкт-Петербурга в последнее время активно вводят сервис безналичной оплаты для командированных в свои бизнес-предложения. Так, например, деловой отель «Спутник», ориентированный на работу с предприятиями регионов, предлагает клиентам-«безналичникам» в приложение к долгосрочному договору дополнительные бонусы, скрашивающие быт бизнес-туристов. В том числе питание и трансфер до места работы, которые могут быть включены в стоимость проживания.
Сложнее обстоит дело с арендой квартир. Договора, заключенные частным образом, не являются доказательством проживания, а документы агентств по найму часто являются спорными. Иногда предприятия приобретают квартиры для размещения своих иногородних сотрудников. Расходы на содержание такого жилья относятся к признаваемым при налогообложении прибыли, но только на период проживания командированных.
Если сотрудник никак не может подтвердить свои расходы на проживание в командировке, предприятие вольно выплатить ему любую сумму, но от НДФЛ будут освобождены только 700 рублей за сутки. Все остальное считается доходом физического лица и облагается 13%-м налогом.
Плати вперед и будь спокоен
Теоретически, российский бизнес-турист за время командировки может не потратить ни копейки из собственных средств, довольствуясь семьюстами рублями в сутки и пользуясь услугами заблаговременно оплаченного отеля и сервиса. На деле часто получается по-другому, ибо слишком больших хлопот требует и от работника, и от предприятия возмещение наличных расходов. Уменьшить и расходы, и хлопоты можно: заблаговременно оформив некоторые дополнительные документы, (например, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание) и проведя часть оплат по безналичному расчету. По сути, это главное, что необходимо для комфортного бизнес-туризма сегодня.
Отдых в Хорватии стал еще доступнее